Vous souhaitez optimiser la gestion de vos formations et centraliser vos données en toute sécurité ? Gesform Evolution se positionne comme une solution incontournable pour les organismes et responsables de formation en quête d’efficacité. Découvrez comment cet ERP dédié peut transformer vos processus et répondre aux enjeux réglementaires du secteur.
Les fondamentaux de Gesform Evolution pour la gestion de la formation
Gesform Evolution s’est imposé parmi les logiciels de gestion (ERP) leader pour les organismes de formation. Sa large palette de fonctionnalités vise à alléger le quotidien des gestionnaires tout en renforçant la conformité réglementaire.
Quelles sont les principales fonctionnalités de Gesform Evolution aujourd’hui ?
Gesform Evolution centralise l’ensemble des processus de formation dans une interface unique. La gestion des catalogues permet de créer et modifier rapidement vos offres de formation, tandis que le module d’inscriptions automatise les demandes et validations.
Le suivi des apprenants s’effectue en temps réel grâce à des tableaux de bord personnalisables. Vous visualisez instantanément les présences, les progressions et les résultats d’évaluation. La gestion administrative génère automatiquement les conventions de formation, attestations et certificats selon vos modèles personnalisés.
La partie financière traite la facturation, les règlements et les relations avec les organismes financeurs comme les OPCO. L’outil produit également tous les documents obligatoires : feuilles d’émargement, bilans pédagogiques et rapports d’activité.
En quoi Gesform Evolution répond-il aux enjeux Qualiopi et conformité ?
Le logiciel intègre nativement les référentiels qualité comme Qualiopi. Chaque action de formation est tracée avec précision : objectifs pédagogiques, méthodes utilisées, évaluations réalisées et satisfaction des participants.
La documentation s’organise automatiquement selon les critères Qualiopi. Les preuves de conformité se génèrent en un clic : historique des modifications, horodatage des actions, et conservation sécurisée des données sur plusieurs années. Cette approche facilite grandement les audits de certification et les contrôles réglementaires.
Les bénéfices de la digitalisation avec Gesform Evolution
Adopter un outil digital comme Gesform Evolution, c’est bien plus qu’un simple gain de temps : c’est favoriser le développement de votre activité tout en simplifiant le pilotage au quotidien. Les retours d’expérience des utilisateurs en témoignent.
Comment Gesform Evolution simplifie-t-il la vie des responsables formation ?
La centralisation des données élimine la multiplication des fichiers Excel et documents papier. Un responsable formation peut ainsi consulter en quelques clics l’état de ses sessions, le taux de remplissage et la rentabilité de chaque action.
L’automatisation de la facturation réduit considérablement les erreurs de saisie. Le système calcule automatiquement les montants selon les barèmes configurés et génère les factures aux bonnes échéances. Les relances impayés s’effectuent également de manière automatisée.
Le tableau de bord offre une vision globale en temps réel : nombre d’inscrits par formation, chiffre d’affaires mensuel, taux de satisfaction moyen. Cette visibilité permet d’ajuster rapidement la stratégie commerciale et pédagogique.
Peut-on personnaliser Gesform Evolution selon ses besoins métier spécifiques ?
Gesform Evolution s’adapte aux spécificités de chaque organisme grâce à ses nombreux paramétrages. Les modèles de documents respectent votre charte graphique et intègrent vos mentions légales spécifiques.
La gestion multi-sites permet aux réseaux de formation de centraliser les données tout en conservant l’autonomie locale. Chaque site peut avoir ses propres tarifs, formateurs et modalités d’organisation.
Les workflows personnalisés automatisent vos processus métier : validation des inscriptions par le responsable pédagogique, envoi automatique de convocations, ou encore relance des évaluations à chaud. Cette flexibilité convient aussi bien aux petits organismes qu’aux grands centres de formation.
Choisir et déployer Gesform Evolution dans son organisme
Intégrer un nouvel ERP formation reste une étape stratégique. Gesform Evolution propose un accompagnement complet, du choix du modèle à la formation de vos équipes, afin de garantir une prise en main réussie.
Quels sont les critères pour bien choisir la version adaptée à son organisation ?
Le choix de la version dépend principalement de votre volume d’activité et de vos besoins fonctionnels. Les organismes de formation privés privilégient généralement les modules de gestion commerciale et financière avancés.
| Type d’organisme | Modules recommandés | Spécificités |
|---|---|---|
| Centre de formation indépendant | Gestion commerciale, facturation, Qualiopi | Jusqu’à 1000 stagiaires/an |
| CFA | Contrats d’apprentissage, LSF, gestion employeurs | Suivi alternance |
| Organisme mutualisé | Multi-sites, consolidation, reporting avancé | Plus de 5000 stagiaires/an |
L’analyse de vos processus actuels aide à identifier les fonctionnalités prioritaires. Un audit de l’existant permet de dimensionner précisément les besoins en licences utilisateurs et en espace de stockage.
Déploiement, support et évolutions : comment se passe l’accompagnement Gesform ?
L’installation de Gesform Evolution débute par une phase de paramétrage selon vos spécifications. L’équipe technique migre vos données existantes et configure les connexions avec vos outils périphériques (comptabilité, site web).
La formation des utilisateurs s’organise en plusieurs sessions : prise en main générale, modules métier spécialisés, et fonctionnalités avancées d’administration. Des supports vidéo et une documentation en ligne complètent l’accompagnement.
Le support technique reste disponible par téléphone et email avec des temps de réponse garantis. Les mises à jour du logiciel s’effectuent automatiquement et incluent les évolutions réglementaires ainsi que les nouvelles fonctionnalités demandées par les utilisateurs.
Les perspectives d’évolution et retours d’expérience sur Gesform
Logiciel en constante évolution, Gesform anticipe les mutations du secteur de la formation professionnelle avec des mises à jour régulières et de nouvelles fonctionnalités, guidées par les retours des utilisateurs.
Quelles innovations récentes et évolutions anticipées pour Gesform Evolution ?
Les dernières versions intègrent des tableaux de bord analytiques avancés avec des indicateurs de performance personnalisables. La gestion des contrats d’apprentissage a été enrichie pour répondre aux évolutions réglementaires de la réforme de l’apprentissage.
L’architecture cloud native améliore la sécurité des données et facilite le télétravail. Les utilisateurs accèdent à leurs données depuis n’importe quel navigateur web, avec une synchronisation instantanée des modifications.
Les prochaines évolutions concernent l’intégration renforcée avec les plateformes de formation à distance et l’intelligence artificielle pour optimiser la planification des sessions selon les demandes prévisionnelles.
Témoignages et avis sur l’utilisation quotidienne de Gesform Evolution
Sarah, responsable administrative dans un centre de formation en Île-de-France, témoigne : « Depuis l’installation de Gesform Evolution, nous avons divisé par trois le temps consacré à la gestion administrative. Les audits Qualiopi se passent sereinement car toute la documentation est automatiquement organisée. »
Un directeur de CFA souligne quant à lui l’amélioration de la relation avec les entreprises partenaires : « Le suivi en temps réel des apprentis rassure les employeurs. Ils peuvent consulter les résultats et absences via un portail dédié, ce qui renforce la confiance. »
Ces retours confirment que Gesform Evolution répond efficacement aux défis quotidiens des professionnels de la formation, tout en préparant l’avenir avec des outils technologiques performants.
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